O profissional de Protocolo

Neste post, apresento, naturalmente que de forma não exaustiva, as funções de um profissional de protocolo numa empresa (ou, genericamente, numa organização fora do âmbito oficial).

A cada vez maior ocorrência de eventos empresariais tem feito aumentar a necessidade destes profissionais ou, pelo menos, de profissionais com sólidos conhecimentos nesta área. Defendo, contudo, que considerar a necessidade do protocolo única e exclusivamente no domínio da organização de eventos, é redutor.

Algumas características pessoais úteis aos profissionais de protocolo:

• Capacidade de respeitar todos os demais, sem excepção, não fazendo ninguém “perder a face”: nem chefes, nem subordinados, nem colegas de profissão.
• Serenidade.
• Honestidade e rectidão de carácter, predisposição para agir de boa fé e de acordo com princípios éticos universais.
• Simplicidade, humildade e “low profile”, disponibilidade para prestar serviços aos demais, não para ser servido.
• Resistência física, psicológica e paciência.
• Inteligência emocional e bom senso, além de maturidade pessoal e profissional.
• Capacidade de comunicar eficaz e indistintamente.
• Flexibilidade, capacidade de organização e pragmatismo.
• Sólida formação académica e ampla formação cultural (sobre temas nacionais e internacionais).
• Conhecimento profundo da matéria protocolar.
• Domínio de línguas estrangeiras e das tecnologias de informação.

Algumas das tarefas da responsabilidade de um profissional de protocolo são:

• Fazer cumprir a legislação que rege a utilização dos Símbolos Nacionais.
• Aplicar ou estabelecer precedências, com isenção e em cumprimento da legislação aplicável.
• Transformar um evento banal num processo de comunicação direccionada.
• Conseguir que tudo funcione na perfeição, sem falhas nem imprevistos e, sobretudo, com tranquilidade.
• Organizar refeições e reuniões de qualquer dimensão.
• Escolher presentes.
• Receber convidados de todas as nacionalidades e estatutos.
• Promover a comunicação com protocolo, aos diversos níveis, em coordenação com outros sectores da empresa.
• Participar na criação do “Livro de Estilo” e de outros manuais sobre matérias de comunicação empresarial.
• Participar na gestão de agendas.
• Desenvolver bases de dados detalhadas.
• Gerir o arquivo documental de eventos e demais situações relevantes nas relações institucionais da organização.

Em meu entender, o conhecimento necessário para o desenvolvimento desta profissão não se consegue de um dia para o outro – exige humildade e abertura para aprender permanentemente com quem sabe, mas também para partilhar informação com quem a queira receber.

Cristina Fernandes