Organização de Eventos: as Hospedeiras

Normalmente, em eventos de dimensão significativa, as hospedeiras (também designadas assistentes ou recepcionistas) são sub-contratadas em regime de “outsourcing” a empresas existentes no mercado, especializadas neste segmento. Apesar das respectivas funções dependerem das características do evento passam, genericamente, pelas seguintes:

• Realizarem o processo de acreditação.
• Responderem a todo o tipo de dúvidas que possam surgir aos participantes.
• Encaminharem os participantes para as áreas e/ou lugares devidos.
• Atenderem palestrantes e convidados VIP, na impossibilidade de representantes do anfitrião o puderem fazer.
• Facultarem a utilização de microfone a quem esteja na plateia.
• Apoiarem na utilização de equipamento.
• Fornecerem água e seu reabastecimento, nomeadamente à presidência e oradores.
• Prepararem a logística da presidência nos momentos de mudança dos seus ocupantes.
• Distribuírem materiais.
• Prestarem qualquer tipo de assistência necessária no âmbito e durante o evento.

Assim, para desempenharem com eficiência as suas funções, defende-se que estas profissionais devem ser detentoras de características próprias, nomeadamente as de seguida mencionadas:

• Deterem total conhecimento de todos os aspectos do evento, pelo que os “briefings” completos são absolutamente indispensáveis.
• Terem facilidade de comunicação (até eventualmente em línguas estrangeiras) e capacidade de expressão verbal correcta.
• Serem simpáticas, naturalmente sorridentes e bem educadas.
• Possuírem a capacidade de não tomar decisões que não lhes estejam atribuídas e serem discretas.
• Terem boa apresentação, contudo sem exibicionismos (recomenda-se a utilização de vestuário apropriado à natureza do evento, normalmente fornecido pela organização).
• Terem a sensatez de manter um comportamento prestável, mas sem chamarem a atenção sobre si próprias.
• Aceitarem ser lideradas e gostarem do atendimento ao público.
• Terem resistência física, nomeadamente para passarem longas horas de pé, e capacidade de trabalharem sob stress.

Cristina Fernandes