Organização de eventos: montar um evento

O termo “montar” um evento refere-se ao acto de reunir todos os elementos para a sua apresentação final – tal como numa peça de teatro, reúnem-se os componentes para a apresentação “em palco”.

Os principais factores directamente ligados com a questão da montagem são:

• O tema do evento.
• O tipo de evento.
• O local e a data.
• O cenário.
• A iluminação e o som.
• Os audiovisuais, multimédia e efeitos cénicos especiais.
• A alimentação.
• Todos os recursos humanos envolvidos.
• O cronograma da produção.
• As contingências e eventuais dificuldades.
• A segurança.
• A preocupação pela sustentabilidade e responsabilidade social.

Ao montar um evento a principal preocupação é determinar o tema do mesmo e seguir estritamente as consequentes coordenadas. Do tema do evento decorre, directamente, o programa do mesmo, isto é, o calendário do acontecimento!

Ao programa estão directamente ligados os seguintes aspectos:

• Objectivos da organização.
• Expectativas do público.
• Características do local (e eventuais divergências entre as infra-estruturas necessárias e as realmente existentes).
• Cultura empresarial do cliente.
• Objectivos dos patrocinadores.
• Logística.
• O cronograma da montagem, que tem que ser definido detalhadamente e de forma clara.

Aspectos fundamentais a considerar no planeamento da montagem do evento:

• Adequação entre o local, a data e o tema.
• Adequação entre as dimensões do local e o porte do evento (número de participantes e espaço necessário para equipamentos).
• Reputação do local, condições de segurança, histórico dos eventos aí ocorridos e respectiva credibilidade.
• Condições (acessibilidade, por exemplo) de transporte de pessoas e bens, de e para o local.
• Acessos, no local do evento, para o público em geral e pessoas com necessidades especiais.
• Disponibilidades de sanitários em número adequado ao número de participantes.
• Capacidade para serviço de refeições.
• Energia eléctrica, água, aquecimento ou refrigeração.
• Planos de segurança das instalações.
• Sinalética não só de comunicação do evento como também de indicação das saídas de emergência.

Cristina Fernandes