Organização de Eventos: O preço do improviso

Os eventos são acontecimentos de sucesso, uma forma de comunicação privilegiada à qual marcas, pessoas, organizações públicas e privadas recorrem mais do que nunca para promover conceitos, serviços, produtos. Sob múltiplos formatos e dimensões acontecem diariamente. Consequentemente, a formação em organização de eventos prolifera e a profissão apresenta-se como atraente para uma grande maioria.

Contudo, depois, na prática, verifica-se que improvisar e confiar na sorte continua a ser uma constante… Salvo raras e honrosas excepções, asseguradas por empresas de grande qualidade e profissionais de inquestionável talento e experiência, muitos eventos são organizados sob uma enorme pressão gerada pela falta de tempo e de planeamento, com todas as consequências daí inerentes.

De forma não exaustiva, elenco aqueles que considero serem os erros mais frequentes cometidos na organização de eventos:

• Não planear (tudo!) cuidadosamente, o que acarreta enormes desperdícios de recursos de todo o género.
• Não gerir o tempo.
• Partir do pressuposto que só com um grande orçamento se pode montar um evento de sucesso – por vezes, “menos é mais”.
• Atribuir excessiva importância a meios e efeitos audiovisuais em detrimento de múltiplos outros aspectos como, por exemplo, o recebimento e acompanhamento dos convidados pelo anfitrião que, dessa forma, se afasta do seu principal papel (acolher, acompanhar e despedir).
• Não ter em conta o costume, o contexto espacial, temporal e social quer de quem convida quer de quem é convidado.
• Montar um evento criado única e exclusivamente para os presentes, esquecendo os “media” ou até, tão só, os registos de imagem e som. Na actualidade, grande parte dos eventos acontecem não só para o público presente mas para aqueles que vão assistir através de um qualquer ecrã.
• Ignorar as necessidades básicas dos recursos humanos: as pessoas que trabalham na realização de um evento também precisam de se alimentar, de descansar e merecem ser tratadas com respeito (os pressupostos da também tão em voga responsabilidade social).
• Trabalhar individualmente, ignorando os princípios básicos do trabalho em equipa, porque um evento é claramente mais do que a simples soma das partes.
• Confiar que “o tempo vai estar bom…” e não tomar as devidas precauções.
• Emitir convites com textos incompletos e/ou incorrectos e trabalhar com uma lista de convidados deficiente.
• Fazer, ou permitir que se façam, longos e mal preparados discursos.
• Ignorar a legislação e demais regras sobre precedências e ordenar autoridades e símbolos… por bom senso ou intuição!
• Esquecer o Protocolo…!

Cristina Fernandes