Os impasses no decorrer da organização de eventos

A organização de eventos não é – como sabem todos aqueles que já estiveram envolvidos num projecto destes -, um processo linear. São inúmeros os impasses que vão surgindo, alguns dos quais cuja resolução não é nem fácil nem imediata.

Alguns dos mais frequentes são os que de seguida enumero:

No pré-evento:

1. Definição e identificação do exacto número de pessoas a convidar.
2. Decisão sobre o local em função de todos os requisitos necessários.
3. Estruturação do programa e planeamento do tempo a alocar a cada actividade.
4. Escolha entre tom mais ou menos formal a imprimir ao evento.
5. Escolha do menu.
6. Resolução sobre tratamento a dar a entidades oficiais, convidados VIP, atribuição de lugares, definição de presidências, entre múltiplos outros aspectos no âmbito do protocolo.
7. Decisão de indicar aos convidados, ou não, um código de vestuário específico.

No evento:

1. O controlo geral sobre a situação.
2. A pontualidade e rigor no cumprimento do programa.
3. Lidar com abusos de poder, autoritarismo e estrelato de alguns intervenientes.
4. Gerir custos decorrentes de situações imprevistas.

Não existem regras infalíveis nem fórmulas pré-determinadas. Contudo, a tripla aliança do profissionalismo com o bom senso e o planeamento detalhado costuma resultar bastante bem…

Cristina Fernandes