Planear um evento: algumas linhas de orientação

O planeamento de um evento envolve várias fases, pelo que se revela da maior importância iniciar este processo com alguma antecedência (o que na realidade, nem sempre é possível), antecedência que, naturalmente, dependerá da dimensão e da complexidade do mesmo.

Pode revelar-se útil iniciar o desenvolvimento e gestão deste projeto obtendo respostas para algumas perguntas, de modo a construir a “espinha dorsal” do evento. Por exemplo:

•O programa a implementar está em linha com a cultura e os objetivos da entidade organizadora? É interessante, útil, inovador?

•Qual é a mensagem/imagem que se pretende transmitir?

•Quem é o público-alvo?

•Dispõe-se de meios humanos, financeiros e logísticos para realizar o evento? Em caso negativo, como se obterão estes meios?

•O evento é de assistência gratuita ou paga?

•Como se pode criar a atmosfera adequada à transmissão da imagem pretendida?

•O evento inclui refeições? Gratuitas, pagas?

•Os espaços escolhidos, ou disponíveis, respondem às necessidades logísticas do projeto e garantem o conforto dos participantes?

•A data de realização escolhida é a apropriada?

•Do ponto de vista do participante, qual o valor acrescentado que retirará da participação naquele evento, ou seja, qual a motivação para estar presente?

Reunida a equipa organizadora (um fator fundamental, mesmo determinante, para o sucesso da organização) e após decisão de data, local e programa (mesmo que não o definitivo) considere-se o seguinte:

•Detalhe dos recursos necessários: orçamento, equipamentos, recursos tecnológicos, entre outros, incluindo aspetos de segurança de pessoas e bens.

•Distribuição de tarefas e responsabilidades, bem como estabelecimento de um cronograma de atividades, em simultâneo com o controle de custos. Estas atividades devem ser acompanhadas e monitorizadas cuidadosamente.

•Avaliação e implementação de todos os aspetos logísticos relacionados com o espaço do evento e com as refeições.

•Desenho final do programa e, em conformidade, avaliação sobre a necessidade ou não de implementar técnicas protocolares.

•Delinear, estruturar e implementar toda a política de comunicação/divulgação do evento/captação de público.

•Análise cuidada do(s) público(s) cuja presença se pretende conquistar, bem como da melhor estratégia a implementar para o conseguir.

•Acompanhamento de respostas aos convites e definição dos procedimentos de acreditação a implementar, se aplicável.

•Acompanhamento de todas as atividades relacionadas com oradores, se aplicável, e programas sociais ou outros a decorrer paralelamente ao evento.

•Seleção e treinamento de equipas de apoio ao longo da realização do evento (por exemplo, hospedeiras).

Na véspera do evento, não descarte a possibilidade de realização de um ensaio geral do todo ou, pelo menos, de partes do programa… O tempo “perdido” com essa tarefa será “recuperado” e esse passo revelar-se-á muito útil ao longo do desenrolar do evento.

Considere todos os detalhes, mesmo os não evidentes. Delineie planos alternativos para todos os pontos que considere que podem falhar. Este é um dos aspetos que distingue as organizações amadoras das organizações profissionais.

No dia do evento, “limite-se” a implementar tudo o que planeou detalhadamente ao longo da fase anterior, sempre demonstrando calma e profissionalismo, e revelando disponibilidade para atender às múltiplas solicitações dos presentes. Sobretudo, não improvise.

E, no final, após identificar, de forma objetiva, todos os pontos fortes e reconhecer áreas de melhoria, comece a trabalhar no próximo…!

 

Cristina Fernandes