Reuniões

As reuniões, como é sabido, são uma forma de comunicação muito utilizada sobretudo em contexto profissional, seguramente das mais dispendiosas. Porém, nem sempre são conducentes à obtenção de resultados eficazes.

Algumas reflexões:

1. Uma reunião deve ser convocada para analisar informação, proporcionar a tomada de decisão, promover a união/motivação entre as equipas ou com qualquer outro objectivo válido e pré-estabelecido.
2. Vale a pena considerar o custo da realização de uma reunião (incluindo o custo/hora de quem nela participa). Não raramente, alguns temas poderiam ser tratados por outros meios de comunicação bastante menos onerosos em recursos e em tempo.
3. Deve definir-se previamente uma agenda, com planeamento de objectivos e do tempo, priorizando a importância dos assuntos, e distribuir essa agenda por todos os presentes no momento da convocatória, revendo-a no início dos trabalhos.
4. A pontualidade é muito importante. Deve ser estabelecida a hora de início e a hora de término daquela sessão de trabalho.
5. Facilitará o sucesso da reunião se a mesma for liderada positivamente.
6. A cortesia na convivência é de grande utilidade, por exemplo minimizando interrupções e distrações.
7. Analisar e discutir não significa ser agressivo e insultar.
8. Alguém de entre os presentes deve ficar responsável pela elaboração da acta e sua posterior distribuição.

Algumas sugestões para evitar o fracasso em reuniões:

1. Assistir a reuniões apenas quando realmente necessário.
2. Manter o espaço de reunião em condições que permitam o conforto dos participantes, evitando dispêndios de energia desnecessários que, inevitavelmente, acarretariam diminuição da produtividade (tendo em conta aspectos tão simples como a temperatura da sala, a disponibilização de café e água, entre outros).
3. Desincentivar a utilização de telemóvel e de outros equipamentos electrónicos, quando não absolutamente essenciais ao desenrolar dos trabalhos.
4. Desencorajar discussões sobre temas fora do âmbito da agenda de trabalho.
5. Ter e promover atitudes assertivas e comunicar de forma positiva.
6. Anular hostilidades.Tomar e promover a tomada de decisões.
7. Enfrentar os temas sensíveis desdramatizando-os.
8. Analisar cada possível solução do ponto de vista do seu potencial de eficácia.
9. Optar pelas melhores soluções estratégicas, ultrapassando obstáculos.

Cristina Fernandes