Secretariado executivo: funções antes e durante uma reunião

As funções de uma secretária executiva antes de uma reunião são, basicamente, as seguintes:

• Proceder por si própria, ou apoiar activamente, o planeamento do encontro: convocar os participantes, distribuir a agenda, preparar a documentação de suporte, obter confirmação de presenças.
• Empreender todas as acções necessárias à preparação do espaço e, se aplicável, providenciar as refeições ligeiras que possam ser servidas durante o encontro.
• No momento da reunião, estar disponível antecipadamente e preparar toda a logística da sala de reuniões (meios audiovisuais, comunicações, disponibilização de papel e esferográficas, de café/chá e água) recorrendo, caso a reunião se revista de alguma complexidade, a uma “check-list”, para evitar falhas.
• Ordenar o plano de “seating” e eventualmente distribuir placas identificativas dos participantes, caso tal prática se justifique.
• Distribuir documentação pelos lugares, se aplicável.
• Verificar a temperatura da sala e demais condições geradoras de conforto aos participantes.
• Providenciar estacionamento para participantes externos, se necessário, e tomar as devidas providências internamente (por exemplo, informando seguranças e recepcionistas).
• Acolher os participantes, distribuir “badges” e documentação, oferecer café/chá e água.
• Manter-se disponível para prestar o apoio que lhe for solicitado.

Durante a reunião, poderá ter que elaborar a acta, tendo em conta as seguintes dicas para maximizar a eficácia:

• Obrigatoriamente, tomar contacto prévio com a agenda da reunião (caso não tenha estado envolvida na sua elaboração e distribuição) e, se necessário, aprofundar conhecimento sobre o(s) tema(s) a debater.
• Ao iniciar a reunião, posicionar-se confortavelmente, em local onde possa ver e ouvir sem obstáculos.
• Certificar-se de que sabe os nomes e os estatutos profissionais de todos os participantes.
• Escutar activamente, não interferindo, tomando as devidas notas ou gravando (nesta última hipótese, o registo deve ser do conhecimento de todos os presentes e nunca colidir com normativo legal).
• Ter a sensibilidade suficiente para perceber o que é dito “off the record” e que, portanto, não deve ser registado.
• Utilizar um processador de texto ou manuscrever consoante aquilo que lhe seja mais confortável.

Cristina Fernandes