Secretariado

Em época de profundos constrangimentos no mercado, a tendência imediata nas organizações é a de reduzir custos e emagrecer significativamente as estruturas fixas. Frequentemente, e nem sempre de forma acertada, corta-se no pessoal. A função de secretariado não tem sido, infelizmente, uma excepção a esta regra.

Por outro lado, e no que ao secretariado concerne, acresce à política de redução de pessoal o emergir de uma geração de jovens executivos que, ao trabalharem de forma muito autónoma e móvel, com o recurso a todo o tipo de ferramentas tecnológicas, entendem que a secretária – ou assistente pessoal como actualmente se vai designando – é um cargo perfeitamente dispensável e apenas necessário aos executivos mais séniores e/ou àqueles que ocupam posições de grande relevo nas organizações, a nível da gestão de topo.

Estamos, então, em meu entender e em linha com o que vou observando, num momento em que se sente algum desalento junto de algumas profissionais de secretariado. As mais jovens não querem seguir esta carreira e as menos jovens sentem-se relegadas para segundo plano, não raramente sem perspectivas de progressão profissional e, pior ainda, com um dia-a-dia preenchido por funções pouco motivadoras.

Não se deveria reflectir objectivamente – e implementar as respectivas conclusões – sobre, se vale ou não a pena ao executivo ter uma secretária que maximize a sua produtividade?

Vejamos algumas tarefas, além das tradicionais (atendimento telefónico, gestão de agenda…) que uma secretária pode e deve desempenhar:

• Marcação, organização e acompanhamento de reuniões.
• Organização e preparação de viagens.
• Gestão documental e arquivo.
• Preparação e elaboração de documentação.
• Execução de inúmeras tarefas administrativas.
• Organização e gestão de eventos.
• Implementação de boas práticas no âmbito do protocolo, da ética, da responsabilidade social corporativa.

Algumas das características que vão, certamente, valorizar a função estão relacionadas com o perfil pessoal e profissional da secretária, que deve:

• Ser observadora e boa ouvinte, mas mantendo a absoluta discrição e lealdade (valores indispensáveis).
• Saber trabalhar em equipe e gerir relacionamentos profissionais com inteligência emocional e social.
• Evitar, a todo o custo, criar conflitos ou alimentar dificuldades na comunicação interpessoal.
• Compreender, respeitar e adaptar-se à(s) distância(s) hierárquica(s).
• Desenvolver a capacidade de expressão verbal e escrita, também em línguas estrangeiras.
• Não tolerar assédio ou mobbying.
• Criar e manter reputação de pessoa de confiança.
• Cumprir promessas e prazos.
• Não conspirar nem alimentar boatos.
• Não pactuar com comportamentos de ética duvidosa.
• Assumir os erros e retirar deles os respectivos ensinamentos.
• Aconselhar-se e aprender com quem sabe.

Por vezes, vale a pena calcular o salário/hora do executivo e considerar se é uma gestão adequada de recursos que este utilize o seu tempo a realizar algumas das tarefas acima referenciadas, que bem poderiam ser desempenhadas por uma profissional de secretariado. Existem, contudo, dois factores imprescindíveis para o sucesso desta relação: a capacidade do executivo confiar e, portanto, delegar trabalho na sua secretária e a capacidade da secretária desempenhar um leque alargado de funções com eficiência e sempre de forma irrepreensível.

As organizações devem olhar para a função de secretariado como um activo estratégico e não como uma posição descartável, porque nem sempre a poupança cega e imediata é um bom investimento a longo prazo.

Cristina Fernandes